إدارة الأداء : خطة تطويرية
تهدف الشركات والمؤسسات على اختلاف مجال عملها ورؤيتها إلى الاستمرارية والتطور والتوسع, وباعتبارها منظومة عمل متكاملة لن تتمكن من الوصول إلى رؤيتها المستقبلية إلا بوضع ضوابط إدارية هامة تخص جميع مناحي النشاط في الشركة أو المؤسسة .
إدارة الأداء (Performance Management) تعتبر إحدى الأنشطة الإدارية الحيوية والهامة التي تهدف إلى تهيئة تواصل مستمر بين الموظف ورئيسه المباشر في العمل ، بهدف الوصول إلى فهم واضح ودقيق لما يجب انجازه على صعيد العمل، فهي تعتبر نظام متكامل ومستمر لا يخص فترة معينة، يعود بالفائدة العامة على كل من المؤسسة والمدير والموظف على حد سواء .
بيئة العمل متشابكة و متشعبة , فكثيرا ما يعاني الانجاز من مماطلة في لأداء, عدم تسليم العمل في الوقت المحدد, إلقاء اللوم على الآخرين بسبب قلة الانجاز, عدم وضوح الفكرة والتعليمات الموجهة من قبل المدير أو المشرف إلى الموظف وغيرها الكثير من سيناريوهات التي تواجه بيئة العمل , السؤال الذي يجب طرحه : ماذا يتوجب على المشرف أو المدير عمله في هذه الحالة؟ الجواب: إدارة الأداء . يجب عليك كمشرف إيجاد أسباب عدم قيام الموظف في العمل الموكل له , فمن المحتمل أن فكرة وطريقة إنهاء العمل ليست واضحة بالشكل الكافي له أو أنه يحتاج وقت أكبر لإتمام المهمة أو يحتاج إلى أدوات مساعدة أو تدريب يخص العمل لإتمامه بالوجه المناسب , في النهاية لن تحصل على أي انجاز مرضي من قبل الموظف إلا في حالة معرفة الأسباب التي تعرقل العمل الخاصة بالموظف .
يجب فحص مشاكل الأداء عن طريق عملية إدارة الأداء فهي تعد الوسيلة الأمثل والأسهل في حل و المحافظة على عدم تسرب الموظفين من العمل للبحث عن فرصة عمل أخرى وذلك عن طريق دراسة الأدوات المناسبة والوقت الذي تحتاجه المهمة للانجاز بالإضافة إلى تدريب الموظف المستمر لرفع كفاءته و تطويره وظيفياً.
ستتمكن كمشرف أو مدير من تدارك المشاكل الخاصة بالأداء وتوفير إدارة للأداء ناجحة بالإضافة إلى شعور الموظفين براحة من جراء تطوير بيئة ووسائل العمل , وذلك عن طريق تتبع الخطوات الهامة والمتعلقة بإدارة الأداء وهي ملخصة بالشكل التالي :
1) الإعداد والتخطيط لإدارة الأداء, عادة ما يعتبرها المدراء مضيعة للوقت ولكن بالحقيقة بمجرد وضح الهدف التطويري الأول لها , سيقل الوقت المطلوب لإدارتها بشكل تلقائي، مع الحرص على إشراك الموظفين فيها للحصول على نتائج أفضل. وتكون عن طريق :
أ. تعريف الهدف من الشركة و المسؤولية و المهمات الخاصة بها.
ب. تعريف أهداف الانجاز والأداء مع حساب النتائج المترتبة عليه .
ت. تعريف كل وظيفة من الوظائف المتوفرة في الشركة ومسؤولياتها و أهدافها.
ث. تحليل أداء الموظفين الحالي كل على حدة ، مع وضع تقرير خاص بكل موظف في ملفه الخاص
ويمكن توسيع دائرة التقييم لأداء الموظف بشكل أوسع عن طريق زملاء العمل والزبائن وغيرهم.
ج. تحديد الأداء المطلوب لانجاز العمل على أكمل وجه في الوقت و الكفاءة المطلوبة.
ح. تحليل المعايير المطلوبة لتطبيق ما تقدم عرضه مع دراسة فرص التطبيق مع الكوادر الموجودة.
خ. عقد اجتماع لتقييم أداء الموظفين على أن يكون بشكل يومي أو على فترات معينة للبحث في
مستوى أداء الموظفين وتقييم انجازاتهم.
د. العمل على إيجاد وتطوير خطة تطويرية وتدريبية للموظف إذا لم يكن أداءه على مستوى التوقعات.
2) تنظيم الأداء الوظيفي :
أ. عن طريق تعريف المسؤوليات والمهام الخاصة بكل موظف.
ب. تحديد قنوات الاتصال والمراجعة لكل موظف .
ت. وضع اللوائح والقوانين بشكل واضح ومفصل .
3) توجيه الأداء الوظيفي عن طريق :
أ. الإرشاد الوظيفي الذي يقوم بتوجيه الموظف إلى كيفية وطرق الانجاز المتوقعة منه.
ب. التقييم المستمر من قبل الموظفين لطبيعة العمل والوسائل المتاحة له يمكن تسميتها بالتغذية العكسية.
ت. العمل على تصحيح أي خطأ قد يطرأ أو ينتج عن طريقة العمل.
ث. قياس التقدم في العمل و الانجاز المتحقق عن طريق متابعة الخطوات السابقة والقيام بأية تعديل حين الضرورة.
4) تقييم الأداء الوظيفي بشكل عام :
أ. تقييم المهارات المتوفرة في الكادر الوظيفي مع مقارنتها مع المهارات المستهدف والتي يجب توفرها
في نفس الكادر.
ب. مراقبة وتوثيق الأداء بشكل مستمر لكل موظف مع الاحتفاظ بجميع الملاحظات في ملفه الخاص .
ت. مكافأة السلوك الايجابي و المتقدم حسب المعايير التي تم دراستها لتعزيز وضمان التقدم المستمر
نحو الأهداف الخاصة والعامة لكل من الموظف والشركة ككل .
الخطوات السابقة الذكر والخاصة بإدارة الأداء إذا تم تطبيقها بدقة من قبل المدير ستؤدي حتما إلى زيادة
إنتاجية الموظف وتحسن أدائه بالدرجة المطلوبة للتقدم قدما باتجاه تحقيق أهداف الشركة و تميز إنتاجها
وبالتالي تعظيم الأرباح .